3on IT – MPS, managed-print-service

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MPS - managed print services den gesamten Dokumentenerstellungsprozess berücksichtigen!

Nach wie vor wird immer noch gedruckt. Anforderungen an Sicherheit, Komfort, Betreibbarkeit und Kostentransparenz finden dabei nur vereinzelt Beachtung. Die Verwaltung des Outputs, durch sogenannte Managed Print Services, führt meist ein Schattendasein, obwohl für den Bereich Drucken und Vervielfältigen von deutschen Unternehmen jährlich zweistellige Milliardenbeträge aufgewendet werden. Ein genauerer Blick auf Managed Print Services lohnt sich – nicht nur wegen der Kostenersparnis.

Unter Managed Print Services (MPS) versteht man alle Maßnahmen und Produkte (Hardware, Software, Verbrauchsmaterialien
und Dienstleistungen), die dem Ziel dienen, eine individuelle und optimal koordinierte Druck und Dokumentenverarbeitung zu erreichen. Durch MPS werden nicht nur die direkten Druckkosten gesenkt, sondern auch die Kosten für Verwaltung und
Wartung. Insgesamt lässt sich durch MPS das gesamte Output-Management perfekt in das bestehende IT Management
integrieren, wodurch sich die IT-Prozesse insgesamt vereinfachen lassen. Und das wirkt sich direkt auf den Ertragslage des Unternehmens aus. Das Ermitteln einer „effizienten“ Druckinfrastruktur, durch klassische Kostenbetrachtung beispielsweise nach
Total Cost of Ownership (TCO) oder Costs per Page (CPP), greift deutlich zur kurz. Denn kein Dokument entsteht erst beim Druck – der Prozess und somit auch die Kosten für ein gedrucktes Dokument beginnen bereits bei der Dokumentenerstellung. Ein optimales MPS-Konzept zeichnet sich deswegen durch die Betrachtung des gesamten Dokumentenerstellungsprozess aus; vom elektronischen Dokument bis zur Ausgabe an der Hardware. Ein Großteil der Dokumentenkosten wird durch die
Arbeitskosten verursacht – der Cent-Betrag, der für das Bedrucken des Papiers entsteht, spielt in der Gesamtkostenbetrachtung
nur eine kleine Rolle, wird aber fälschlicherweise aufgrund der leichten Erfassbarkeit häufig als einziger Kostenposten betrachtet.

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Denis Stiel

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